Grazie al Decreto23 Gennaio 2004 del Ministero dell'economia e delle Finanze, è possibile dematerializzare la maggior parte dei documenti inclusi quelli con rilevanza legale e fiscale. I benefici che si possono ottenere dipendono dalla tipologia di documento e di processo gestito.

Ad esempio i benefici ottenibili dalla Dematerializzazione dei documenti contabili sono legati sostanzialmente alla possibilità di adottare la Conservazione Sostitutiva, ovvero la conservazione degli stessi in formato digitale senza la necessità di archiviare il documento originale in formato cartaceo. Il beneficio è quindi riconducibile principalmente alla riduzione dei costi di conservazione fisica dei documenti ed al minor tempo impiegato per il reperimento dei documenti in caso di necessità. Il progetto di Conservazione Sostitutiva in generale non va a toccare il processo amministrativo, o lo fa in minima parte. Questo è da una parte un vantaggio perché rende l'adozione di questa pratica più rapida e meno invasiva per l'azienda, d'altra parte limita i benefici che potrebbero ottenersi da una più ampia ottimizzazione dei processi coinvolti. Si stima che la semplice adozione della Conservazione Sostitutiva per i documenti contabili, quali fatture attive o passive, possa portare a benefici dell'ordine da 1C a 3C di euro per documento.

Nel caso dell'adozione della Fatturazione Elettronica "pura" a norma di legge, invece è necessario che l'azienda instauri degli accordi con fornitori e/o clienti per stabilire la reciproca volontà di scambiarsi fatture elettroniche, che possono essere non strutturate, ovvero ad esempio file PDF firmati digitalmente, oppure strutturate ovvero un flusso di dati in grado di essere letti direttamente da un sistema informativo aziendale, quali ad esempio un sistema EDI o un XML. E' evidente che in quest'ultimo caso i benefici possono essere superiori perché viene ottimizzato in parte anche il processo amministrativo, ma è altrettanto vero che l'introduzione prevede un'analisi ed una realizzazione più sofisticata e anche dei costi di avviamento superiori. I benefici complessivi dipendono inoltre anche dal numero di fornitori/clienti che vengono raggiunti dal processo. Si stima che i benefici a regime derivanti dalla Fatturazione Elettronica non strutturata ammontino a circa 3-4 C di Euro a documento, mentre nel caso di processo strutturato si possa arrivare anche a 8-12 C di Euro.

Più in generale si può dire che i benefici derivanti dalla Dematerializzazione dipendono dalla tipologia di documento, dalla sua diffusione su base annua, dalla complessità del processo di gestione coinvolto e dalla digitalizzazione in toto o in parte del processo stesso.
Per alcune tipologie di documento, ad esempio le cartelle cliniche, i benefici complessivi a regime di un processo completamente digitalizzato possono ammontare ad oltre 100€ a documento.

Dati diffusi dall'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano: www.osservatori.net