Le riunioni in videocall sono all’ordine del giorno. Per gestirle al meglio servono gli strumenti giusti e alcune buone maniere.
La pandemia da COVID-19 ha cambiato per sempre le nostre abitudini aprendo le porte a un modo più agile di lavorare. Le videoconferenze sono diventate una presenza costante nelle nostre vite quotidiane. Termini come lavoro da remoto, smart working, lavoro agile, flessibilità, sono oggi di uso estremamente comune e, tra didattica a distanza e riunioni virtuali, le giornate ruotano intorno agli strumenti capaci di supportare le videoconferenze. Anche se dal 31 maggio 2022 è terminato lo stato di emergenza, sia i lavoratori sia le aziende concordano su una linea comune: mantenere lo Smartworking in futuro.
Le videoconferenze sono efficaci come le riunioni a distanza?
Le videoconferenze offrono tantissimi vantaggi, come quello di riunire facilmente persone da ogni parte del mondo o la possibilità di schedulare più riunioni in un breve lasso di tempo perché si azzerano i tempi di spostamento fisico. Ma i meeting a distanza sono davvero efficaci come quelli in presenza? Si, a patto che si utilizzino gli strumenti giusti e si seguano le regole di “galateo” nelle video call.
Alcuni dei problemi riscontrati durante le riunioni a distanza sono la scarsa qualità visiva e acustica, soprattutto quando si collegano più persone in un grande spazio, e i limiti nel lavoro collaborativo. Con lo strumento giusto questi ostacoli possono essere facilmente superati, consentendo di mantenere solo i vantaggi dei meeting da remoto.
AGS IdeaHub è un device multifunzione pensato proprio per gestire al meglio le videoconferenze, anche in open space, perché permette di videochiamare in alta definizione con la barriera sonora che elimina i rumori laterali e individua la persona collegata che sta parlando mettendola a tutto schermo. AGS IdeaHub è anche lo strumento che meglio agevola il lavoro collaborativo a distanza, permettendo a tutti quelli che partecipano alla riunione di commentare, condividere file, prendere appunti, coeditare testi e progettare sullo schermo condiviso. Inoltre i meeting con AGS IdeaHub restano per sempre, perché possono essere registrati e inviati via mail.
Il galateo delle videoconferenze
Una volta superata la barriera della distanza, per organizzare e garantire a tutte le persone connesse un’esperienza gradevole è bene ricordarsi alcune regole, come limitare la lunghezza delle riunioni solo al tempo necessario, coinvolgere solo gli interlocutori corretti, disattivare il microfono quando non si parla, e prediligere la webcam accesa. Infine è sempre buona pratica concludere la riunione stilando una lista degli step successivi per dare forma all’obiettivo dell’incontro.
AGS IideaHub, il device flessibile per l’ufficio del futuro
AGS IdeaHub è il device All-In-One: è lavagna interattiva multimediale, sistema di videoconferenza professionale e proiettore wireless. AGS IdeaHub si adatta ad ambienti molto diversi fra loro e permette di:
- collegare in videoconferenze in alta definizione dipendenti operativi da remoto, ottimizzando le prestazioni audio grazie a regia dinamica e barriera sonora;
- invitare più persone a lavorare contemporaneamente sul grande schermo così da aumentare il tasso di coinvolgimento e di partecipazione;
- coeditare su documenti condivisi, utilizzando tutti i programmi di Windows da Word fino a PowerPoint e le applicazioni Android;
- scrivere, disegnare, colorare sulla grande lavagna touch utilizzando le classifiche funzioni cut & paste, drag & drop, zoom, erase di Windows;
- prendere appunti su foto, video e documenti proiettati da qualunque dispositivo smartphone, tablet, laptop o programma
- registrare workshop, scattare foto, ascoltare musica, guardare video e navigare sul web sfruttando i programmi di Google, Youtube, Spotify e tanti altri
